О проекте

• Заказчик: Global Energy Azerbaijan Ltd. (150 пользователей, 5 предприятий).
• Отрасль: Нефтяной сектор.
• Задача: Сокращения времени на процесс согласование документации; сокращения времени на поиск документов; автоматизировать заявки на закуп материалов и их транспортировку.
• Результат: Централизованная система электронного документооборота; автоматизированная система заявок на закуп материалов и их транспортировку; автоматизация всех процессов делопроизводства.

Задача

Компания Global Energy Azerbaijan Ltd. объединяет в своих структурах следующие добывающие на суше компании: Absheron Operating Company Limited, Karasu Operating Company, Shirvan Oil Company, Neftechala Operating Company, Binagadi Oil Company.

Необходимо было решить задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов. Для реализации этих принципов руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы (Enterprise Content Management) и решить эти задачи было призвано внедрение системы электронного документооборота (СЭД) WSS Docs.

Решение WSS Docs позволяло не только обеспечить хранение и обмен большим количеством документов и корпоративных данных, но и решить специфические задачи, неизбежно возникающие с ростом объема деятельности компании на рынке:

• поддержка различных способов организации территориально удаленного взаимодействия сотрудников;
• обеспечение сквозных процессов компании, в том числе, с сохранением специфических регламентов работы в каждом из подразделений;
• автоматизация заявок на закупку посредством процессов служебных записок и поручений.

В процессе внедрения СЭД должны были быть затронуты все компании холдинга Global Energy Azerbaijan. В рамках проекта планировалось автоматизировать документооборот и бизнес-процессы, а также объединить все компании холдинга в единое информационное пространство с распределенной обработкой. В итоге, совместная рабочая группа разработала общую стратегию внедрения СЭД, целью которой стало построение новой модели взаимодействия и работы с документами.

Исходя из сформулированных требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы:

• регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
• исполнение поручений по резолюции руководителей
• регистрация исходящих документов.
• ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
• согласование служебных записок по направлению деятельности
• согласование торгово-закупочной и договорной документации

На сегодняшний день автоматизация охватила практически все процессы канцелярии — делопроизводственным службам стало проще работать с входящей, исходящей корреспонденцией и внутренними документами, осуществлять их поиск и готовить отчетность по документообороту, в соответствии с резолюциями руководителей отправлять соответствующие поручения, а ответственным исполнителям (контролеры, наблюдатели) и руководству - отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. Управление договорными процессами также было переведено в электронный вид на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание с учетом полномочий, было обеспечено централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных. Для сотрудников, ответственных за договор, реализована настройка напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора. Наряду с этим система также обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в соответствующих справочниках. Для однотипных договорных документов введены шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок.

Результат

• Существенное сокращение затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.
• Возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников холдинга, в том числе и территориально удаленных.
• Была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов, что обеспечило полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности компании.