О проекте

• Заказчик: AZTIKINTIYOL (100 пользователей, 10 территориально распределенных филиалов).
• Отрасль: Промышленность.
• Задача: Сокращения времени на процесс согласование документации; сокращения времени на поиск документов; наладить сеть взаимодействия с региональными представительствами, автоматизировать заявки на закуп материалов и их транспортировку.
• Результат: Централизованная система электронного документооборота; автоматизированная система заявок на закуп материалов и их транспортировку; автоматизация всех процессов делопроизводства; автоматизация склада.

Задача

Aztikintiyol является частной компанией, которая работает под AZgroup группой основанной в 1996 году и в настоящее время насчитывает более 1000 сотрудников по всему Азербайджану. Компания функционирует в сфере Асфальтовой и Щебневой промышленности и имеет 10 территориально распределенных филиалов.

Внедрение СЭД должно было обеспечить:

• Прозрачность и удобство взаимодействия сотрудников
• Организацию единого пространства обмена документами
• Автоматизацию отдела канцелярии, склада, заявок на закуп и транспортировку материалов
• Поэтапный контроль исполнения задач
• Управление договорными документами, командировками, отгулами и отпусками.

Решение

Для создания корпоративной СЭД была выбрана система WSS Docs, позволяющая автоматизировать все базовые задачи по управлению документами: работа со входящими документами (регистрация документа, рассмотрение, передача на исполнение, перевод в архив документов); работа с исходящими документами (формирование, согласование и утверждение, организация отправки и перевод в архив исполненных документов); работа с поручениями (постановка и исполнение задач, контроль исполнения, прием и анализ результатов); формирование отчетности и сведений об исполнении поручений.

Благодаря системе WSS Docs стало возможным отображение результатов и сроков согласования договоров в протоколах согласования. У руководства компании появилась возможность мониторинга и контроля согласования с помощью удобных отчетов. Создан архив финансовых документов и договоров, который позволил не только структурировать все существующие документы, но и обеспечить безопасность доступа к ним. Это стало удобным инструментом для поиска документов, переноса утративших силу документов в архивную область СЭД.

Результат

В настоящее время в СЭД активно работают все сотрудники, чьи функции напрямую связаны с документооборотом. Решение позволило значительно сократить сроки и в несколько раз уменьшить затраты на рассмотрение и согласование документов внутри компании, упорядочить большой объём поступающих документов, также ощутимо повысить прозрачность и управляемость в компании. Проект закрыл все ключевые требования, выдвинутые заказчиком.